Por María Fernández
Marketing Esri España
Los grupos son una capacidad de las organizaciones de
ArcGIS Online que te ayuda a organizarte, compartir y crear contenedores de ítems más seguros. Utilizar los grupos de forma efectiva y con sentido común requiere entender cómo se configuran sus conceptos básicos y pensar un poco sobre el propósito de tus grupos.
Hay muchos "casos de uso" posibles para los grupos de
ArcGIS Online, por lo que nos es muy difícil ponerte un ejemplo de cada caso, por eso se ha creado este post, para darte una guía de ideas básicas y patrones de uso. Si no has trabajado aún con la configuración de los grupos en
ArcGIS Online, te recomendamos que leas primero la ayuda del producto (aquí) antes de seguir leyendo.
El propósito del grupo
Primero, es importante saber para qué estamos creando el grupo. Muchos grupos sirven para uno u otro de estos dos propósitos:
- Grupo de compartir contenido. Para compartir trabajo finalizado con una audiencia determinada.
- Grupo de trabajo. Compartir trabajo en proceso con un equipo de colaboración determinado.
Si aún no has decidido cuál es el propósito de tu grupo al crearlo, y comienzas a invitar a otros usuarios, el grupo corre el peligro de caer pronto en el olvido. Esto es especialmente importante para los grupos para compartir contenido que pueden llenarse de cosas a medio terminar, de baja calidad o no relacionadas con la materia que une a los partícipes del grupo. Esto ocurre a menudo si la gente del grupo son invitados de forma errónea como "contibutors" o co-creadores de contenido en el grupo.
En muchos casos hará falta más de un grupo para cumplir con tus necesidades. De hecho, los grupos de trabajo y los grupos para compartir contenido suelen "venir a pares". Por ejemplo, un equipo puede utilizar un grupo de trabajo como parte de su proceso de producción o diseño para colaborar en la creación de mapas y apps. Ese mismo equipo puede tener un grupo para compartir contenido en el que compartan los mapas ya finalizados con toda la organización. Una vez que identifiques qué grupos necesitas y de qué tipo son, entonces puedes crearlos y utilizar los ajustes de configuración para dar a tu usuario la mejor experiencia posible.
La principal diferencia entre los ajustes de uno y otro tipo de grupo es que el grupo de trabajo será privado y el grupo para compartir será un grupo de la organización - o público para todo usuario de ArcGIS Online. Ambos pueden tener los mismos miembros y pueden compartir algunos de los ajustes.
Grupos para compartir contenido
Es importante entender que los ajustes de grupo Y los ítems que se comparten funcionan de manera conjunta para controlar lo que el usuario ve y lo que no. Por ejemplo, piensa en un caso donde necesites crear un grupo de ítems que los usuarios de tu organización puedan ver. Puedes pensar que lo mejor es crear un grupo de la organización y después invitar a todos los miembros a ese grupo (incluso a los que entren a la organización tras haberse creado el grupo).
Sin embargo, en este caso simplemente necesitas crear un grupo y compartir esos ítems con el grupo Y con la organización. Todos los miembros de la organización pueden ver ítems compartidos con un grupo de la organización ya que están siendo compartidos al mismo tiempo con la organización. De esta manera, no hace falta invitar a miembros al grupo que no van a contribuir, sólo a los que vayan a contribuir y compartir información en el grupo deberían ser participantes del mismo.
Restringir quién puede contibuir
En algún caso los usuarios te pedirán participar en los grupos para que uno u otro grupo aparezca en su página de grupos. Para que un grupo esté en esa página, el usuario debe ser miembro de él. En este caso, deberías restringir quién puede compartir en el grupo configurándo sus ajustes, por ejemplo, indicando que solo su propietario puede contribuir, antes de invitar al resto de participantes.
Otras formas de dar fácil acceso a un grupo (sin añadir miembros adicionales) incluyen el añadir el grupo como un ítem destacado de los destacados de la home de la organización, o en la galería de la organización y/o pedir al administrador de la organización que añada el grupo a la lista de grupos destacados. Cualquiera de estos métodos ayudará a la gente a encontrar el grupo rápidamente sin tener que buscarlo (para crear el grupo como ítem simplemente tienes que registrar la URL del grupo como aplicación web)
Tipos de ítems a compatir
Considera qué audiencia tienes antes de decidir los tipos del contenido que compartes con el grupo. Si tu grupo está pensado para directores, por ejemplo, te recomendamos incluir solo apps, porque las apps son la mejor forma de empaquetar un trabajo finalizado con
ArcGIS Online, y las entienden y utilizan fácilmente profesionales no SIG. Si compartes con otros profesionales SIG, podría ser apropiado incluir en el grupo mapas o capas que puedan utilizar como parte de sus propios mapas.
Una última cosa para saber sobre los grupos: cualquier ítem público puede ser compartido con cualquier grupo del que seas propietario. Esto es útil cuando tienes contenido útil publicado por Esri u otros usuarios que quieras compartir con tu propia audiencia.
Grupos de trabajo
Los grupos de trabajo son privados y sólo pueden añadir nuevos miembros a través de la invitación porque nadie puede encontrar el grupo en el buscador. En los grupos de trabajo que son grupos públicos o de la organización los participantes pueden invitar a otros o aceptar solicitudes de formar parte. Si tu grupo acepta invitaciones, asegúrate de visitar cada cierto tiempo la página del grupo para que no se te queden atrasadas.
Es importante distinguir entre los grupos de trabajo y los grupos para compartir contenido para proteger a los participantes de que acaben formando parte de los dos. Incluso aunque los permisos de los grupos permiten, dentro del mismo grupo, indicar diferentes permisos para ítems en progreso de trabajo y para los que ya están finalizados, es difícil para el equipo del proyecto mantener los ítems si están viendo ambos a la vez. Además, el propietario del contenido puede ver demasiadas versiones de estos ítems en su sección de "Mi Contenido" y tener problemas para diferenciarlas (aquí las carpetas pueden ayudar).
Una gran forma de organizar esto es utilizar dos grupos y normas para normbrar los grupos de trabajo y el trabajo en curso. Por ejemplo:
- Grupo de compartir contenido: "Mi Proyecto de Mapa"
- Grupo de trabajo: "Mi Proyecto de Mapa (trabajo)"
- Mapa Web final: "My mapa web" (compartido sólo con el grupo de compartir contenido)
- Mapa Web con trabajo en curso: "My mapa web (borrador)" (compartido sólo con el grupo de trabajo)
*Artículo traducido por María Fernández a partir del original de Bernd Szukalski que puedes leer aquí.
